Udana konferencja. Jak ją zorganizować?

Konferencje należą do najważniejszych eventów w kalendarzu każdej dużej firmy. Pełnić ono może wiele różnych funkcji – od informowania pracowników, klientów, partnerów oraz media o najnowszych zdarzeniach z życia przedsiębiorstwa, poprzez edukowanie, do integracji zaproszonych na nie osób. Niezależnie od tego, jakie są faktyczne założenia stojące za konferencją, kluczowa dla jej powodzenia jest odpowiednia organizacja. O czym warto pamiętać zabierając się do tego zadania?

Cel konferencji

Pierwsze pytanie, które powinniśmy zadać sobie przed przystąpienie do przygotowań do organizacji brzmi: w jakim celu w ogóle organizujemy konferencję? -Istotne jest podejście do tego eventu jako do inwestycji – radzi manager Zajazdu na Kępie - organizacja będzie kosztować nas sporo czasu i pieniędzy, dlatego należy pomyśleć o korzyściach, które możemy przy tej okazji osiągnąć. Jeśli w czasie konferencji mamy zamiar poinformować media o nowym produkcie i planach na przyszłość, zyskamy na tym wizerunkowo, nagłośnimy naszą markę – jeśli z kolei konferencja jest wydarzeniem wewnątrzfirmowym, w czasie którego dziękujemy pracownikom za kolejny udany rok, podniesiemy w ten sposób morale kadry i zwiększymy jej zaangażowanie w pracę. Postawienie sobie wyraźnego celu pozwoli nam znacznie ułatwić proces organizacji.

Gdzie odbywa się konferencja?

Kolejną kwestią, którą powinniśmy przemyśleć jest wybór miejsca, w którym ma odbyć się konferencja firmowa. Wybór jest szeroki – od hoteli, przez restauracje i obiekty sportowe, kluby i teatry, po specjalne sale konferencyjne. Niekiedy organizatorzy decydują się na tak niebanalne miejsca, jak gospodarstwa agroturystyczne – wszystko zależy od postawionych założeń oraz nakładów finansowych. Zanim zdecydujemy się na konkretną lokalizację, warto brać pod uwagę takie jak czynniki jak czas trwania wydarzenia oraz możliwości dojazdu. Jeśli do obiektu trzeba jechać przez kilka godzin, nieopłacalne jest organizowanie konferencji dla pracowników, która potrwa jeden dzień – koszt i czas trwania dojazdów będą nieproporcjonalnie wysokie do korzyści, jakie osiągniemy. Powinniśmy również się zorientować jakie dodatkowe możliwości gwarantuje nam wybrana placówka – np. noclegi dla gości czy dodatkowe atrakcje.

Posiłki

Jedzenie to niezbędny element każdej konferencji. W dużej mierze to właśnie podane posiłki decydują o randze wydarzenia, z drugiej strony warto zachować równowagę między wystawnością a ceną posiłków. Niezależnie od tego, czy korzystamy z usług obiektu oferującego posiłki, czy może zewnętrznej firmy cateringowej, dobór menu powinien być poprzedzony degustacją. Pamiętamy również o osobach na diecie wegetariańskiej lub bezglutenowej, ich potrzeby powinny być również zaspokojone.