Na czym polega pełna księgowość?

Wymagania wobec rodzaju prowadzonej księgowości mogą być różne w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa oraz wielkości uzyskiwanych przychodów. Przepisy przewidują specjalne formy uproszczone dla działalności gospodarczej wykonywanej w mniejszej skali. Większe firmy są jednak zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Wiąże się to z koniecznością bardziej rozbudowanych zapisów oraz z dodatkową sprawozdawczością.

Kiedy trzeba prowadzić pełną księgowość?

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości spoczywa na tych podmiotach gospodarczych, które prowadzą działalność w formie spółek prawa handlowego. Będą to zarówno spółki kapitałowe, jak i niektóre spółki osobowe. Wśród tych pierwszych znajdą się spółki akcyjne oraz z ograniczoną odpowiedzialnością, natomiast spółki osobowe zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości to spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne – wyjaśnia pracownica Biura Usług Księgowych Duet. Pełna księgowość jest również obowiązkowa dla tych firm, które przekroczyły określony w przepisach poziom przychodów w poprzednim roku podatkowym, bez względu na ich formę prawną. W tej chwili regulacje wskazują, że kwota, której przekroczenie obliguje do przejścia na pełną księgowość to równowartość 2 000 000 euro, wyrażona w złotych – dodaje specjalistka.

Prowadzenie pełnej księgowości jest również możliwe w przypadku przedsiębiorstw, które nie są do niej zobowiązane. Podmioty te mogą z własnej woli zdecydować się na przejście na pełną księgowość. Nic nie stoi na przeszkodzie, by pełne księgi handlowe prowadziły spółki jawne, partnerskie oraz cywilne, a także wszystkie osoby, które funkcjonują jako jednoosobowa działalność gospodarcza.

Motywem do dobrowolnego przejścia na pełną księgowość jest zwykle skala prowadzonej działalności. Księgowość w formie uproszczonej nie daje możliwości korzystania z wielu narzędzi analitycznych, gdyż nie dostarcza wystarczającego zakresu danych. Na taki krok decydują się również często te firmy, które przygotowują się do przekształcenia w inną formę działalności. Powodem może też być chęć przekonania potencjalnych inwestorów o tym, że sprawozdawczość finansowo-księgowa jest prowadzona rzetelnie oraz precyzyjnego pokazania w jakiej kondycji znajduje się firma.

Co wiąże się z prowadzeniem pełnej księgowości?

Pełna księgowość jest formą bardzo dokładnego rejestrowania wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z funkcjonowaniem firmy. Wszystkie zapisy związane ze zmianami w majątku firmy powodowane m.in. zakupami materiałów czy towarów handlowych, ponoszonymi kosztami związanymi z ich przetwarzaniem, magazynowaniem czy transportem, a także przychody uzyskiwane ze sprzedaży są zapisywane na specjalnie przygotowanych kontach księgowych. Dzięki temu w dokumentacji księgowej są gromadzone dokładne dane pozwalające na identyfikację wszystkich składowych części każdej operacji. Można również łatwo zidentyfikować jakie rodzaje kosztów są ponoszone w związku z poszczególnymi zdarzeniami.

Jedną z cech pełnej księgowości jest to, że poza ścisłymi celami podatkowymi, charakterystycznymi dla różnych form uproszczonych, nacisk jest kładziony również na dostarczanie informacji ułatwiających ocenę stanu firmy i bardziej efektywne zarządzanie jej działaniem.

Wszystkie zasady związane z prowadzeniem pełnej księgowości są szczegółowo opisane w Ustawie o rachunkowości. Poza obowiązkami dotyczącymi spełniania wymogów samego zapisu księgowego czy układu prowadzonych kont określa ona również zakres prowadzonej sprawozdawczości. W przypadku firm prowadzących pełne księgi handlowe konieczne jest sporządzanie rachunku zysków i strat oraz bilansu zamykającego i zarazem rozpoczynającego rok obrachunkowy.