Jak zorganizować udaną imprezę okolicznościową?

Organizacja imprezy okolicznościowej nie jest prosta, ale na pewno może być ciekawa. Odpowiednio przygotowany plan, sporządzenie listy gości, wybór klimatycznego miejsca i rodzaju muzyki to czynniki, które ułatwią urządzenie udanego przyjęcia. Na co warto zwrócić uwagę przy organizacji imprezy?

Liczba gości i lokalizacja przyjęcia

Planowanie imprezy okolicznościowej najlepiej rozpocząć od sporządzenia listy gości. To od ilości zaproszonych, a także ich wieku i zainteresowań, zależy wybór lokalizacji. Przyjęcie można urządzić we własnym domu, lokalu bądź w plenerze. W przypadku większej liczby gości najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wynajem lokalu – w domu może być zbyt mało miejsca, a imprezy plenerowe uzależnione są od pogody. Ważne jest dobranie lokalizacji w taki sposób, aby goście bez problemu dotarli na miejsce spotkania. Przy wyborze sali, trzeba wziąć pod uwagę ilość gości. Lokal musi być na tyle przestronny, aby goście mieli wystarczają ilość miejsca do siedzenia i zabawy. Duże znaczenie ma również odpowiednie ustawienie stolików.

Jak zapewnić gościom odpowiednią rozrywkę?

Impreza okolicznościowa to przede wszystkim dobra zabawa, a więc bardzo ważny jest odpowiedni rodzaj rozrywki. Po pierwsze, warto wybrać muzykę, która przypadnie do gustu wszystkim gościom lub przynajmniej znacznej większości. Dlatego przy wyborze muzyki należy zwrócić uwagę na wiek gości, ich pochodzenie, zainteresowania i gust. Kiedy na przyjęciu dominującą grupą są osoby starsze, warto zdecydować się na muzykę spokojniejszą. W przypadku młodszych gości można rozważyć wynajem DJ– a. Nie tylko muzyka może zapewnić rozrywkę. Gwarantuje ją także organizacja różnego rodzaju zabaw, takich jak na przykład konkursy z nagrodami. Podczas imprez rodzinnych powinniśmy pamiętać, aby zapewnić rozrywkę najmłodszym. Świetnie sprawdzi się wynajęcie animator, który zaaranżuje zabawę dopasowaną do wieku dzieci.

Czym są imprezy tematyczne?

Innym pomysłem na „rozkręcenie” imprezy jest utrzymanie jej w konkretnym stylu. Na czym polega organizacja imprez tematycznych? Jak wyjaśnia specjalista organizacji przyjęć okolicznościowych z Zajazdu Leon:

Wiele lokali oferuje swoim klientom możliwość organizacji autorskich scenariuszy imprez tematycznych. Mogą oni sami stworzyć koncepcję przyjęcia, dobrać odpowiedni wystrój i dekoracje stołów. Obsługa lokalu przygotowuje wówczas dekoracje sali i kompozycje kwiatowe zgodnie z wybranym motywem przewodnim. Motywy przewodnie imprez tematycznych mogą być różne. Najlepiej wytłumaczyć to na przykładzie: kiedy zdecydujemy się na utrzymanie imprezy w stylu lat 80., prosimy gości, aby przyszli w stroju charakterystycznym dla tamtych czasów, dekorujemy salę popularnymi ozdobami tej dekady i dobieramy muzykę z tamtych lat.

Dobór menu – jakie potrawy wybrać?

Przy organizacji posiłków po raz kolejny należy wziąć pod uwagę preferencje gości. Znając gust zaproszonych, będziemy wiedzieli, czy korzystniej wybrać dania tradycyjne, czy postawić raczej na wykwintne potrawy kuchni zagranicznej. Oprócz tego bardzo ważne jest zapewnienie gościom zimnej płyty, odpowiedniej ilości napojów i przekąsek. Dzięki temu goście będą mogli zjeść to, na co mają ochotę w wybranym przez nich czasie. Ilość ciepłych dań zależy natomiast od długości imprezy i indywidualnej decyzji organizatorów. Najczęściej gorące dania podawane są średnio co 3 godziny. Przy wyborze menu warto zapytać właściciela lokalu o przykładowe pakiety posiłków lub polecane potrawy.